派遣には様々な仕事があり、それぞれ求められるスキルも違います。
そんな中で、身につけておくと何かと役に立つのは、「電話対応の基本的なマナー」です。
総合的な事務職などの場合、かかってきた電話の取り次ぎをしたり、関連企業に問い合わせをしたりと、電話対応をする機会も多いのではないでしょうか。
電話対応によってその会社の印象が左右されると言っても過言ではありません。
しかし、コールセンターなど電話を受けることが主な仕事の場合を除いて、電話対応がマニュアル化されていることは少ないのではないでしょうか。
社会人の基本的なスキルとして、電話対応ができることは、前提とされている場合があります。
特別なスキルと言うわけではありませんが、ある意味で「できて当たり前」とされがちな、「電話対応の基本的なマナー」についておさらいしておきましょう。
電話を受ける場合
まずは、かかってきた電話を受ける場合の基本的な対応の仕方です。
電話では、最初の一言が印象を決めます。声のトーンや聞き取りやすさを意識して電話を受けましょう。
すぐに取る
ビジネス電話は、3コール以内に取ることが基本と言われています。それ以上たってしまった場合は、「お待たせいたしました」と添えましょう。
相手の方が安心できるよう、会社名と自分の名前を名乗ることも忘れずに。
メモを取り復唱確認する
電話は、「誰が誰に何を伝えたいか」を正確に聞き取らなければなりません。メモ取りは必須です。
また、大切な用件は、念のため復唱確認しましょう。
電話口から離れる時は保留
電話の取り次ぎや、不明な点を確認する場合など、相手を待たせる状況になった時は、必ず保留にしましょう。こちら側の声が不必要に相手に聞こえてしまうのは、NGです。
また、保留の時間が長くなりそうな場合は、「もう少しお待ち下さい」など途中でことわりを入れるか、折り返し連絡する方法を取りましょう。
相手が切るのを確認してから切る
ビジネス電話では、かけた方が電話を切るのがマナーとされています。相手が電話を切ったことを確認してから、静かに受話器を置きましょう。
電話をかける場合
電話をかける場合は、相手に失礼にならないよう、事前にきちんと準備を整えましょう。
挨拶をして名乗る
電話をする相手の、会社名・部署・役職・名前は事前に再確認しておきましょう。
まずは、「いつもお世話になっております」など、短く挨拶をします。
自分の名前や会社名は、相手に聞かれる前に名乗るのがマナーです。
用件は整理しておく
用件や伝達内容はある程度整理し、必要ならばメモにまとめておきましょう。用件が伝わりやすいように、結論から先に伝えるといいでしょう。
電話内容に必要と思われる書類やスケジュールなども手元に用意しておきましょう。
不在の時はかけ直す
相手が不在の時は、基本的にはこちらからかけ直すようにしましょう。
伝言は簡潔に
伝言をお願いするときは、相手の了承を取ってから伝えましょう。内容はなるべくわかりやすく簡潔にまとめます。
ポイントをおさえて実践！
電話対応は、社会人にとって「できて当たり前」のことと思われがちですが、意外と知らないことも多いのではないでしょうか。
仕事での電話対応は、ビジネスマナーに則った言い回しを覚えることも大切です。会社独自の言い回しを決めているところもありますので、慣れないうちは、上司や先輩たちの電話対応も聞いておくといいでしょう。
後は、実際に電話に出て、回数を重ねて慣れていくしかありません。電話相手に失礼にならないよう、今回ご紹介したポイントをおさえて、電話対応をしていきましょう。
